Dans cet article je vais vous expliquer toutes les procédures que l’on doit réaliser AVANT de partir en mobilité à l’étranger. Puis je vous raconterai au fur et à mesure de ces lignes mon expérience à Kansas State University aux USA. Je suis partie un semestre en partenariat avec mon université française de Clermont-Ferrand (UCA). 

⇟ Ma vidéo youtube sur l’inscription, les sélections

⇟ Ma vidéo youtube sur les dépenses que j’ai effectuées pendant mon semestre

Se renseigner

Je suis arrivée en master 1 à Clermont-Fd et de suite je me suis renseignée sur les possibles échanges universitaires. Je suis partie aux USA de Août 2017 à Décembre 2017 à Kansas State University. Les mobilités d’études sont attribuées en fonction de votre faculté et du diplôme que vous préparez. Certaines facultés autorisent des départs en L1, L2, L3 d’autres en M1, M2, pendant un semestre ou une année entière. Ce n’est pas la même chose partout. Je vous raconte MON expérience avec l’université Clermont-Auvergne. J’étais en Master 2 Direction de projets ou établissements culturels parcours « Accompagnement culturel et touristique des territoires » à la faculté de Lettres Langues et Sciences Humaines.

Novembre 2017 – Nous avons eu notre première réunion d’informations en novembre. Nos professeurs nous ont présenté tous les pays, les villes et les universités dans lesquelles on pouvait aller y passer un semestre. Il faut savoir qu’il y a des places limitées selon les villes. Par exemple, pour aller au Kansas il y avait 5 places, pour aller en Angleterre à Salford il y avait 4 places, l’Argentine une place etc. Dans ma classe, deux de mes copines sont parties en Angleterre, une est partie en Argentine et moi et une copine sommes parties dans le Kansas. 

La procédure d’inscription 

Faire son choix

Janvier 2018 – C’est le moment de faire nos choix: on devait en faire 3. J’avais choisis: Oklahoma (USA), Kansas (USA) et l’Irlande. À ce moment-là, on devait écrire une lettre de motivation en français ainsi que notre CV adressés au responsable de formation. Ensuite on a eu une petite réunion avec notre professeure d’anglais et le responsable des masters 2 pour qu’ils connaissent nos motivations, regardent nos notes, nous posent des questions. Pour intégrer l’université d’Oklahoma, qui était mon premier choix, il fallait que je passe le TOEIC et obtenir un score de 850 sur 990. Certaines universités américaines comme le Kansas ne demandent aucun test d’anglais.

Le TOEIC

Février 2018 – Je passe mon TOEIC mais malheureusement je n’obtiens pas le score suffisant: 735/990. À ce moment-là je dois faire un choix: soit je pars dans le Kansas soit je ne pars pas. Je décide bien-sûr de partir dans le Kansas. La procédure est lancée! L’université française envoie la demande d’inscription à l’université américaine que l’on a choisie. Le service Relations Internationales ouvre un dossier sur l’ENT pour les mobilités internationales. On doit remplir une fiche de candidature avec nos informations personnelles que l’on upload ensuite sur l’ENT. 

Les premiers e-mails avec l’université américaine

Avril 2018  On reçoit les premiers mails de l’université américaine. La personne qui nous envoie ces mails sera notre coordinatrice américaine. C’est à elle que l’on devra s’adresser pour tous les papiers administratifs qui seront détaillés plus tard dans cet article. Pour un semestre il fallait envoyer les papiers suivants:

  • une lettre en anglais de notre banquier attestant que l’on ait $9000 sur notre compte bancaire. En tant qu’étudiant on pouvait avoir un garant, il suffisait de faire une déclaration sur le site de notre université
  • nos relevés de compte traduits en anglais (bien insister auprès de son conseiller!!)
  • justifier quelques papiers médicaux comme les vaccins car certains vaccins comme la méningite ne sont pas obligatoires en France mais le sont aux USA + les traduire
  • nos bulletins scolaires de licence traduits en anglais
  • la « letter of support » de notre professeure coordinatrice française
  • le photocopie de notre passeport

La « letter of support »

La letter of support est une lettre de recommandation que notre référente française nous écrit pour attester que l’on ait bien le niveau suffisant en anglais pour suivre les cours sans trop de difficultés, que l’on ait le niveau de maturité, d’organisation et de responsabilités suffisants pour pouvoir passer un semestre à l’étranger. N’oubliez pas que l’on représente l’école française aux USA donc ils ne vont pas envoyer quelqu’un qui est trop juste niveau notes. Il faut quelque part avoir un « bon » niveau en langue c’est-à-dire pouvoir se débrouiller sans trop de difficultés.

Quelle banque choisir?

Il est évident que lorsque l’on se trouve dans un pays qui n’a pas le même monnaie que nous, on a des frais. Et ça, je l’ai expérimenté en Angleterre lors de mon semestre Erasmus, et c’est pas cool! Je vous invite à consulter mon article dédié à cela sur mon blog que je te mets iciSi tu souscris à la banque Boursorama tu auras entre 80 et 110€ d’offre de bienvenue. Ce sont des cartes bancaires GRATUITES (sinon aucun intérêt, autant n’avoir qu’un compte dans notre banque française!). Toutes les modalités sont expliquées dans mon article mais si tu connais déjà cette banque et que tu veux souscrire voici le lien direct ici.

Choisir ses cours

Mai 2018 – Au moment de choisir nos cours on devait prendre les matières en fonction des crédits ECTS. Pour valider une année de licence ou master il faut 60 crédit ECTS. Pour un semestre il en faut 30. Aux USA il fallait choisir 12 crédits pour avoir le quotas correspondant aux 30 crédits ECTS européens. ECTS signifie European Credit Transfer System et a pour objectif de faciliter la reconnaissance académique des études à l’étranger. Sur la plateforme de l’université américaine le nombre de crédits est inscrit à côté de la matière. Certaines matières étaient uniquement dispensées au Spring semester, d’autres au Fall semester. Quelques cours étaient payants (mais on ne les a jamais payés). Les cours que nous choisissions pouvaient changer une fois sur place. C’est pour cela qu’il y avait une rubrique où je devais marquer 2 matières de substitution. Les cours que j’ai choisis:

  • Introduction to outdoor recreation – 3 crédits
  • Geography of Kansas – 3 crédits
  • Introduction to wines – 1 crédit 
  • History of American West – 3 crédits 
  • Introduction to natural ressources – 3 crédits

Le Learning Agreement

À partir de là on a dû remplir ce que l’on appelle le learning agreement qui correspond au contrat pédagogique. Sur ce document on devait inscrire tous nos renseignements personnels et nos cours ainsi que les cours que l’on aurait eu en France avec les coefficients (→ on a trouvé le programme des cours sur le site de l’UCA: ICI). Ce contrat doit ensuite être signé par moi-même, ma responsable pédagogique française et américaine. Je devais le conserver puisqu’il y a une partie qui est à remplir lorsque l’on commence les cours pour y inscrire les matières définitives.

L’assurance santé

Ensuite il fallait s’occuper de tout ce qui concernait la santé. Je vous conseille de vous inscrire sur le site Ariane qui a pour but d’informer le ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères. En effet, j’ai spécifié que je partais aux USA du 11 août 2018 au 31 janvier 2019. Cela sert à être alerter en cas de crise sanitaire, problèmes météorologiques… Il vous permet de recevoir des recommandations de sécurité par email ou par sms. Par exemple, au début du mois de Septembre 2018 il y a eu des inondations à Manhattan Kansas et j’ai été informée par email grâce à ce site. Il a aussi le rôle de dire aux autorités de contacter si besoin la personne que vous aurez désigné en vous inscrivant. Voici le lien: CLIQUE ICI.

LA SMERRA

Aux USA il est OBLIGATOIRE de souscrire à une assurance santé puisque les frais sont EXTRÊMEMENT élevés. Par exemple, une visite médicale coûte aux USA 150€ et la sécurité sociale ne rembourse que 16.50€. Idem pour un accident de voiture avec 2 jours d’hospitalisation: cela coûte 16 500€ et la sécurité sociale ne rembourse que 870€. J’ai choisi la SMERRA qui est donc une assurance étudiante (le nom diffère selon la région dans laquelle vous habitez). Je payais 37€ par mois pour le « pack monde » et , ce qui est très raisonnable (total de 222€ pour 6 mois). Voici ce qu’elle couvrait:

  • remboursement des frais de santé sur la base des tarifs du pays d’accueil
  • dépenses d’hospitalisation sans avance d’argent
  • assistante rapatriement sanitaire 24h/24h
  • modification ou annulation des dates de séjour
  • assurance bagage
  • responsabilité civile et individuelle + accident international
  • assurance logement 

Quand je suis arrivée à l’université du Kansas, ils n’ont pas voulu de mon assurance et disait qu’elle ne fonctionnait pas. J’ai appelé à plusieurs reprises la SMERRA pour voir quel était le problème. En réalité, Kansas State University voulait des plafonds de remboursement illimités, la mention « Kansas » sur l’attestation… Bref plein de petits détails qui n’étaient pas notés sur la première attestation. Finalement, la SMERRA m’a envoyé par mail le fameux document que ma fac voulait donc je n’ai pas eu de problème. Cependant, mon amie qui était partie avec moi et qui avait souscrit à April International a dû payer l’assurance américaine que la fac proposait et qui s’élevait à $709… Si vous habiter en région Auvergne Rhône Alpes et que vous voulez souscrire à cette assurance santé : CLIQUE ICI.

Ordonnances/traitements avant de partir

Si vous prenez un traitement (allergies, pilule…): ce que j’ai fait c’est que je suis allée chez mon médecin généraliste pour qu’il me prescrive une ordonnance pour avoir les boîtes de médicaments pour 6 mois. Le problème étant que j’ai dû aller dans 3-4 pharmacies différentes pour qu’ils acceptent de me délivrer 2 boîtes de pilule au lieu d‘une. Par contre, ils m’ont donné 20 boîtes de doliprane…

⇟ Ma vidéo youtube sur l’assurance santé

⇟ Ma vidéo youtube sur le visa J1

Le visa étudiant J1

Juin 2018 – J’ai ensuite entamé la procédure du visa. Cette partie a été assez compliquée pour moi il y a deux ans alors j’espère que ça vous aidera:

Le DS-2019

1° Le DS-2019: L’université m’a envoyé par courrier un papier appelé DS-2019. Ce papier me servira pour faire ma demande de visa par la suite. Il recense toutes mes informations personnelles, mes dates de mobilité, le type de visa (en l’occurence ici le J1), le responsible officer du pays d’accueil. C’est le Certificate of Eligibility for Exchange Visitor Status délivré par le US Department of State.

Les SEVIS FEES

2° SEVIS FEE: dès que j’ai eu les papiers en main propre j’ai dû aller sur le site US Immigration and customs enforcement pour payer les SEVIS FEES autrement appelées I-901 qui s’élevait à $180. Je devais les payer AVANT de prendre rendez-vous à l’ambassade. Il fallait être en possession du DS-2019 pour rentrer le SEVIS ID puis le last name, given name et date of birth. 

Le DS-160

3° Le DS-160: Je pouvais ensuite prendre rendez-vous à l’ambassade américaine de Paris pour demander le visa J1. L’université américaine nous avait recommandé DE NE PAS réserver nos vols. Sur ce lien vous pourrez consulter les dates approximatives auxquelles vous pourrez prendre le rendez-vous. J’ai pu constituer un dossier sur ce site avec beaucoup d’informations personnelles à renseigner puis j’ai payé 136€ qui correspondait au DS-160 que je devais ensuite présenter à l’ambassade le jour J.

Le rendez-vous à l’ambassade

4° Le rendez-vous à l’ambassade: il faut savoir qu’évidemment il y a un délai d’attente entre le moment où l’on crée notre DS-160 et le moment où l’on a rendez-vous à l’ambassade. J’ai fait ma demande le 13 Juin 2018 et j’ai eu rendez-vous le 12 Juillet 2018 à Paris. 

Le jour de mon rendez-vous à l’ambassade il fallait: 

  • mon passeport valide 6 mois après la date retour
  • la page du rendez-vous imprimée 
  • une photo passeport en couleur 5cm x 5cm (photomaton)
  • la page imprimée du DS-160
  • le formulaire DS-2019
  • la confirmation de paiement des SEVIS FEE
  • le but de mon voyage
  • mon intention de quitter les USA (justificatifs: liens familiaux, école, travail…)
  • ma capacité à payer tous les frais de voyage

À l’ambassade, on doit éteindre notre téléphone, vider nos poches, passer sous rayons X. Ils gardent nos affaires et nous n’avons que le droit d’emmener nos papiers avec nous. C’est également interdit de prendre des photos du bâtiment de l’extérieur. Il y avait une file d’attente qui allait jusqu’à la rue d’en face. Un homme criait « 10AM » et tous ceux qui avaient rendez-vous à cette heure devaient avancer. Une fois que l’on rentre, la première salle est consacrée aux Américains. Puis la deuxième, aux étrangers. Je suis arrivée à un premier guichet et la personne a vérifié tous mes papiers puis j’ai refais la queue pour arriver à une deuxième guichet pour l’interview. La personne m’a posé des questions basiques du genre « pourquoi vous partez » , « combien de temps vous partez »…

Fin du rendez-vous

5° Fin du rendez-vous: ensuite ils gardent notre passeport puisqu’ils vont nous le renvoyer par la poste en recommandé avec le visa à l’intérieur. Je l’ai reçu sous deux semaines.

Qu’est ce que la « Grace Period »

La période de grâce correspond aux 30 jours qui suivent la fin de notre période autorisée aux USA. Par exemple en ce qui ce qui concerne,  mon visa J1 expirait le 14 décembre 2018 et j’ai pu rester aux USA jusqu’au 13 janvier 2019. Par contre, si je quittais le pays pendant ces 30 jours et souhaitais y re rentrer je n’aurais pas pu. Pendant cette période de grâce vous pouvez visiter le pays. Pour ma part après le Kansas je suis partie en Floride où j’ai fait le tour de ce magnifique état en plein mois de décembre (quand il fait bien froid en France!) puis je suis partie à New York et Washington D.C. pour ensuite rejoindre la France. N’oubliez pas que si vous étiez aux USA pour les études ou pour un stage vous ne pourrez PLUS travailler pendant cette grace period. Vérifiez aussi que votre assurance santé est toujours valide!

J’espère que cet article vous a aidé dans vos démarches. N’hésitez pas à visionner mes vidéos également et à me suivre sur instagram.

Bon voyage!

Maëva

⇟ Ma vidéo youtube sur mon université américaine ⇟

4 comments

  1. Ping : Colorado -
    1. Merci beaucoup pour votre mention sur votre blog! j’espère que ca va aider les futurs étudiants qui veulent faire une mobilité à l’étranger! 😀

Pour les commentaires, c'est par ici!